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Factura Mati-Co
Factura Mati-Co es un sistema que proporciona un control integral de las ventas, devoluciones y cobranza de una o varias empresas, desde la elaboración e impresión de cotizaciones hasta complejos análisis estadísticos de ventas.
Este sistema puede ser utilizado eficientemente en cualquier país de habla hispana ya que cuenta con un catálogo de monedas que el usuario podrá definir y si se requiere, podrá indicar el número de decimales deseados en cantidad y precio.
Factura Mati-Co no es simplemente un control de la facturación y la cobranza, es un completo sistema de control de ventas muy eficiente ya que con sus catálogos de clientes, artículos, agentes y proveedores se evita la captura repetitiva de los mismos datos y los registros de movimientos actualizan inmediatamente las ventas y los saldos de clientes: una vez instalado se convierte en el centro de operaciones comerciales de la empresa.
Funciones Principales
- Cuenta con un catálogo de clientes cuya clave está compuesta por tres niveles, cada uno hasta con cuatro dígitos numéricos.
- El catálogo de artículos permite registrar la unidad de medida, el costo y el precio de venta, así como el nombre del proveedor. La clave del artículo maneja hasta 16 caracteres alfanuméricos.
- Trabaja con precios calculados en diferentes divisas y al remisionar, facturar o hacer una devolución, basta con indicar el tipo de cambio correspondiente.
- Permite la lectura de Código de Barras en la captura de artículos, tanto en el catálogo como en la facturación.
- Importa los catálogos de artículos de Inventario Mati-Co y Clientes-Artículos-Movimientos de otra empresa ya creada (Factura Mati-Co), de las versiones en Ms DOS y en Windows .
- En remisiones, facturas y devoluciones calcula el porcentaje de IVA, hasta cuatro descuentos en cascada sobre el importe total y descuentos específicos para cada artículo, sin afectar el descuento global otorgado.
- Realiza réplicas de pedidos, remisiones y facturas, y controla el número consecutivos de las mismas.
- Imprime pedidos, remisiones, facturas y devoluciones en diseños preimpresos porque las posiciones de impresión se ajustan a cualquier formato, así como en hojas blancas tamaño carta, pues cuenta con un formato estándar.
- Los pagos pueden ser registrados en plazos. El sistema permite aplicar tantos pagos como sean requeridos y mantener el saldo pendiente actualizado. De la misma forma, pueden aplicarse notas de crédito.
Ventajas
Para obtener un mejor control de los movimientos, en los módulos de cotización, remisiones, facturación, cobranza y devoluciones, los movimientos podrán ser ordenados de acuerdo a la columna deseada por el cliente.
Factura Mati-Co permite conocer el saldo actual del cliente fácil y rápidamente, en la pantalla principal de remisiones y facturas a través de una función especial que filtra el nombre del cliente, usted verá las facturas del mismo y en su pantalla obtendrá los totales correspondientes, facturación, pagos y saldo final.
Con Factura Mati-Co no necesita pre-capturar todos los registros de sus catálogos antes de iniciar la facturación, estos datos se capturan durante la elaboración de cotizaciones, remisiones, facturas y devoluciones, de tal forma que dichos registros pueden efectuarse al tiempo que se vayan necesitando.
Factura Mati-Co permite registrar en sus catálogos la cantidad de clientes y artículos que requiere el usuario, de acuerdo con la capacidad física de la computadora en que se ha instalado. Es importante destacar que también pueden facturarse artículos y/o servicios que no manejen claves y que por lo tanto no se incluirán en este catálogo; así como anexar renglones en las cotizaciones, remisiones, facturas y devoluciones que describan a detalle los productos.
Factura Mati-Co cuenta con un catálogo de clientes cuya clave esta compuesta de tres niveles, cada uno hasta de cuatro dígitos numéricos, por lo que se puede generar información estadística de ventas y cobranza agrupando la información al nivel de detalle que se requiera.
En el catálogo de artículos permite contar con productos cuyos precios estén calculados en diferente divisas y, al momento de cotizar, remisionar, facturar o hacer una devolución indicarle el tipo de cambio correspondiente, realizando al instante la operación necesaria.
Para cada artículo Factura Mati-Co permite registrar en el catálogo la unidad de medida, hasta 5 listas de precios de venta, el nombre y clave del proveedor, así como indicar si el producto está exento de IVA.
Factura Mati-Co calcula para cada cotización, factura o devolución el porcentaje de IVA que haya sido indicado en la opción Parámetros del sistema de manera automática, sin embargo permite modificarlo en cualquiera de estos movimientos.
Es importante destacar que el sistema maneja un módulo especial de remisiones donde en caso de contar con el cálculo del IVA no será desglosado, sin embargo estará siendo considerado dentro del precio del producto para la conversión de remisiones a facturas.
El proceso de conversión de cotizaciones a remisiones o facturas es muy sencillo de manejar, ya que con tan solo un botón mandará la información al módulo deseado.
A fin de evitar la captura repetitiva de cotizaciones, remisiones, facturas y devoluciones similares o idénticas, al dar de alta cada nuevo documento el sistema permite al usuario copiarlo de uno ya existente y posteriormente, agregar, eliminar, o modificar artículos o cualquier otro dato o condiciones de venta según corresponda.
Las cotizaciones, remisiones, facturas y devoluciones se pueden imprimir fácil y rápidamente en cualquier diseño de formas pre-impresas, incrementando la eficacia de la empresa por la alta velocidad y seguridad en la totalización de cálculos, al mismo tiempo que requiere una inmejorable imagen de prestigio.
Sin embargo, sus movimientos pueden también imprimirse en hojas blancas tamaño carta, ya que el sistema cuenta con un formato especial estándar, generando el número de copias que se requieran
Como un sistema integral de ventas, Factura Mati-Co permite además del registro de la cobranza, elaborar devoluciones y notas de crédito, herramientas muy útiles que permiten al usuario registrar estos movimientos, e incluirlas y descontarlas automáticamente del saldo total de cada cliente.
Con Factura Mati-Co se pueden registrar pagos en plazos ya que permite aplicar en cada factura tantos pagos como se requieran y mantener el saldo pendiente permanentemente actualizado. De la misma forma pueden aplicarse notas de crédito en el momento en que se requiera.
Al controlar la cobranza, Factura Mati-Co lleva un registro de antigüedad de saldos que calcula y reporta el número de días que han transcurrido desde el vencimiento de cada factura no saldada y el número de días promedio de antigüedad de saldos para el total de la facturación.
Este sistema cuenta con un módulo especial que permite al usuario respaldar su información, subir respaldos, sin necesidad de abandonar la operación del mismo y de contar con los conocimientos que se requieren para efectuar estos procesos desde Windows.
A fin de proporcionar al usuario confidencialidad y seguridad en el manejo de la información, este programa le permite definir diferentes accesos a la información, de acuerdo con claves de seguridad asignadas a cada usuario; que permiten tener restricciones de uso: desde la entrada al sistema hasta la modificación, cancelación e impresión de movimientos y manejo de consecutivos.
Para la realización de operaciones aritméticas, cuenta con una calculadora que puede accesarse en cualquier momento sin que sea necesario salirse del sistema; esta opera exactamente igual a cualquier calculadora de bolsillo
Este sistema cuenta también con la función de restauración de las bases de datos con que trabaja el sistema, en caso de algún daño en las mismas. Así como con la regeneración que tienen la capacidad de recalcular la información en caso de fallas en el suministro de energía eléctrica.
La estructura de los archivos que genera el sistema tiene el formato Access por lo que la información capturada por el usuario puede ser aprovechada para efectuar análisis y relaciones de datos adicionales, a través de hojas de cálculo y bases de datos actualmente utilizados.
El sistema es muy fácil de operar y para su utilización no requiere de personal especializado en el área de cómputo. La captura de datos actualiza automáticamente y de inmediato toda la información y cualquier error de digitación puede ser corregido de inmediato o en el momento en que sea detectado.
Para orientar al usuario sobre la adecuada utilización de cada una de las opciones disponibles, el programa cuenta con una función de ayuda que puede accesarse desde cualquier posición en el sistema simplemente pulsando una tecla.
Este sistema ha sido diseñado de tal forma que puede operar eficientemente en una red de varias computadoras compatible con Windows, por tanto al adquirir este sistema el usuario podrá utilizarlo en las diferentes terminales que conformen su red y controlar la información de una o todas las empresas que requiera.
Factura Mati-Co genera diversos reportes contables, estadísticos y de análisis de ventas y cobranza, mismo que pueden exportarse a diferentes formatos si así lo requiere.
Todos los reportes pueden consultarse impresos o en pantalla y ofrecen diversas opciones a fin de que el usuario pueda definir rangos de fechas, claves y criterios de clasificación. Con ellos el usuario puede contar con información perfectamente actualizada sobre el estado de esta área, importante para cualquier empresa.
Reportes del Sistema
CATALOGOS DE CONTABLES ESTADISTICOS Clientes Estados de cuenta Ventas x artículos Artículos Pol. resumen contable Ventas x clientes Margen de ventas Auxiliar de clientes Ventas x agente Cobranza a realizar Artículo por cliente DE VENTAS DE COBRANZA Diario de ventas y devoluciones Diario de cobranza Facturas canceladas Facturas sin saldar Clientes sin movimientos Antigüedad de saldos Utilidad Bruta Etiquetas de correo Notas de créditos
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