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Movimientos de clientes Ventas Movimientos de proveedores Compras
Cobranza Cuentas por pagar
Contables Contables
Estadísticos Estadísticos
Comisiones
Pedidos Diarios Ordenes de compra Diarios
Estadisticos por artículo Estadístico de artículo
Backorder
Consignado
Almacén Movimientos Código de barras
Existencias Posiciones de impresión
De control Control de movimientos
Máximos y mínimos
Ventajas
Venta Mati-Co es un sistema que proporciona un control integral de las ventas,
devoluciones y cobranza, desde la elaboración e impresión de cotizaciones
hasta complejos análisis estadísticos de ventas.
Así mismo, Venta Mati-Co permite el control de los almacenes de materias primas o
producto terminado.
Es importante mencionar que Venta Mati-Co es un
producto más de Mati-Co Software, y ha sido totalmente fabricado en México,
con la más alta tecnología y calidad.
Este sistema puede ser utilizado eficientemente en
cualquier país de habla hispana ya que cuenta con un catálogo de monedas que
el usuario podrá definir y si se requiere, podrá indicar el número de
decimales deseados en cantidad y precio.
Venta Mati-Co no es simplemente un control de la
facturación y la cobranza o de control de las existencias de almacén, es un
completo sistema de control de ventas y compras, que permite la
supervisión de todas las operaciones que se efectúan en él, desde la
elaboración de notas de entrada y salida, el detalle y totalización de costos
de mercancías y existencias; muy
eficiente ya que con sus catálogos de clientes, artículos, agentes,
proveedores y destinos evita la captura repetitiva de los mismos datos y los
registros de movimientos actualizan inmediatamente las ventas y los saldos de
clientes: una vez instalado se convierte en el centro de operaciones comerciales
de la empresa.
Para obtener un mejor control de los movimientos, en
los módulos de clientes y proveedores, los movimientos podrán ser ordenados de
acuerdo a la columna deseada por el usuario.
Los inventarios se podrán manejar de forma independiente ya que el sistema es
multi-empresa o en la misma empresa ya que el sistema cuenta con la función
multi-almacenes.
Venta Mati-Co permite conocer el saldo actual de
clientes y proveedores fácil y rápidamente, en la pantalla principal de
remisiones/facturas o compras a través de una función especial que filtra el
nombre del cliente o proveedor, usted verá los documentos del mismo y en su
pantalla obtendrá los totales correspondientes, facturación o compras, pagos y
saldo final.
Con Venta Mati-Co no necesita pre-capturar todos los
registros de sus catálogos antes de iniciar, estos datos se capturan durante la
elaboración de los documentos, de tal forma que dichos registros pueden
efectuarse al tiempo que se vayan necesitando.
Venta Mati-Co permite el alta en sus catálogos la
cantidad de registros que requiere el usuario, de acuerdo con la capacidad física
de la computadora en que se ha instalado. Es importante destacar que también
pueden trabajarse en los movimientos de clientes y proveedores artículos y/o
servicios que no manejen claves y que por lo tanto no se incluirán en este catálogo;
así como anexar renglones en las cotizaciones, remisiones, facturas, compras y
devoluciones que describan a detalle los productos.
La clave de los catálogos de clientes, proveedores y
agentes de Venta Mati-Co esta compuesta de tres niveles, cada uno hasta de
cuatro dígitos numéricos, por lo que se puede generar información estadística
de ventas, compras, cobranza y cuentas por pagar agrupando la información al
nivel de detalle que se requiera.
En el catálogo de artículos permite contar con
productos cuyos precios estén calculados en diferente divisas y, al momento de
cotizar, remisionar, facturar o hacer una devolución indicarle el tipo de
cambio correspondiente, realizando al instante la operación necesaria.
Para cada artículo Venta Mati-Co permite registrar en el catálogo la
unidad de medida, hasta 5 listas de precios de venta, el nombre y clave del
proveedor, así como indicar si el producto está exento de IVA.
La clave de los artículos puede ser alfanumérica de hasta 20 caracteres,
permitiendo así la codificación bajo los estándares de código de barras
establecida para nuestro país (EAN-13, UPC).
Venta Mati-Co calcula para cada movimiento -excluyendo
los de almacén-, el porcentaje de IVA que haya sido indicado en la opción Parámetros
del sistema de manera automática, sin embargo permite modificarlo en cualquiera
de ellos.
Además de contar con la opción de backorder, que
permitirá no tener existencias negativas en el inventario, utilizando los
pedidos o cotizaciones y desde allí facturar o remisionar según se requiera y
dejando el producto en pedidos por surtir cuando no se tenga en existencia la
cantidad solicitado por el clientes, manejando así los surtidos parciales.
Es importante destacar que el sistema maneja un módulo especial de remisiones
donde en caso de contar con el cálculo del IVA no será desglosado, sin embargo
estará siendo considerado dentro del precio del producto para la conversión de
remisiones a facturas.
El proceso de conversión de cotizaciones a remisiones
o facturas o de ordenes de compra a compras es muy sencillo de manejar, ya que
con tan solo un botón mandará la información al módulo deseado.
A fin de evitar la captura repetitiva de cotizaciones,
remisiones, facturas, compras y devoluciones similares o idénticas, al dar de
alta cada nuevo documento el sistema permite al usuario copiarlo de uno ya
existente y posteriormente, agregar, eliminar, o modificar artículos o
cualquier otro dato o condiciones de venta según corresponda.
Las cotizaciones, remisiones, facturas, devoluciones y
ordenes de compra se pueden imprimir fácil y rápidamente en cualquier diseño
de formas pre-impresas, incrementando la eficacia de la empresa por la alta
velocidad y seguridad en la totalización de cálculos, al mismo tiempo que
requiere una inmejorable imagen de prestigio.
Sin embargo, sus movimientos pueden también imprimirse
en hojas blancas tamaño carta, ya que el sistema cuenta con un formato especial
estándar, generando el número de copias que se requieran
Como un sistema integral, Venta Mati-Co permite además
del registro de la cobranza, cuentas por pagar, elaborar devoluciones y notas de
crédito, herramientas muy útiles que permiten al usuario registrar estos
movimientos, e incluirlas y descontarlas automáticamente del saldo total de
cada cliente o proveedor.
Con Venta Mati-Co se pueden registrar pagos en plazos
ya que permite aplicar en cada remisión, factura o compra tantos pagos como se
requieran y mantener el saldo pendiente permanentemente actualizado. De la misma
forma pueden aplicarse notas de crédito en el momento en que se requiera.
Al controlar la cobranza, Venta Mati-Co lleva un
registro de antigüedad de saldos que calcula y reporta el número de días que
han transcurrido desde el vencimiento de cada factura o compra no saldada y el número
de días promedio de antigüedad de saldos para el total de movimientos de
clientes o proveedores.
Para llevar un mejor control tanto sobre las
existencias del almacén como con los saldos de clientes es importante el manejo
de las devoluciones de factura/remisiones que ingresan producto al almacén, las
cuales podrán estar ligadas a una factura/remisión impidiendo con esto incluir
artículos que no hayan sido facturados y cantidades mayores con las que cuenta
el documento; o no ligadas en el caso de que se este recogiendo un lote de
producto.
Las devoluciones crearán automáticamente una nota de
crédito, para que la misma se aplique a una o varias facturas/remisión ya
exitentes o posteriormente para con ello disminuir el saldo del cliente.
Las ordenes de compra de Venta Mati-Co facilitarán y
agilizarán el ingreso de las compras del producto así como el control del
costo promedio ya que este depende no solo del saldo y existencias actuales,
sino del costo, existencia y saldo de cada artículo que se registre en las
compras.
Con Venta Mati-Co podrá controlar los saldos de los proveedores al manejar en las
compras, las cuentas por pagar y notas de crédito; contando con la fecha exacta
de pagos a proveedores gracias al manejo del crédito –que haya otorgado el
proveedor-, los días de revisión y pago de su empresa.
Las notas de traspasos de mercancía evitará la doble captura de información ya
que automáticamente el sistema realizará una salida de un almacén y entrada
del mismo al almacén indicado.
Las notas de entrada se elaboran fácil y rápidamente, registrando, además del
detalle de los artículos que están en movimiento, nombre y clave del proveedor
en las entradas y del destino en las salidas.
En las notas de entrada se registran también los costos de cada uno de los
productos, de tal forma que el sistema pueda mantener permanentemente
actualizada la valoración del inventario de acuerdo al costo promedio.
El importe de las salidas de inventario se calcula de acuerdo al costo promedio de
cada uno de los productos en el detalle, esto permite al usuario mantener
actualizados sus costos reales y ajustarse a las disposiciones fiscales a ese
respecto.
A fin de proporcionar al usuario un mayor control sobre los movimientos de su
almacén, además del consecutivo numérico que mantiene Venta Mati-Co, las
notas de entrada pueden agruparse por proveedor y las notas de salida según el
destino final que se le dio al artículo, ya sea producción, muestra, bodega,
sucursal, tienda, cliente, etc.
Este sistema cuenta con un módulo especial que permite
al usuario respaldar su información, subir respaldos, sin necesidad de
abandonar la operación del mismo y de contar con los conocimientos que se
requieren para efectuar estos procesos desde Windows.
A fin de proporcionar al usuario confidencialidad y seguridad en el manejo
de la información, este programa le permite definir diferentes accesos a la
información, de acuerdo con claves de seguridad asignadas a cada usuario; que
permiten tener restricciones de uso: desde la entrada al sistema hasta la
modificación, cancelación e impresión de movimientos y manejo de
consecutivos.
Para la realización de operaciones aritméticas, cuenta con una calculadora que puede
accesarse en cualquier momento sin que sea necesario salirse del sistema; esta
opera exactamente igual a cualquier calculadora de bolsillo
Este sistema cuenta también con la función de restauración de las bases de datos
con que trabaja el sistema, en caso de algún daño en las mismas. Así como con
la regeneración que tienen la capacidad de recalcular la información en caso
de fallas en el suministro de energía eléctrica.
La estructura de los archivos que genera el sistema tiene el formato Access por lo
que la información capturada por el usuario puede ser aprovechada para efectuar
análisis y relaciones de datos adicionales, a través de hojas de cálculo y
bases de datos actualmente utilizados.
El sistema es muy fácil de operar y para su utilización no requiere de personal
especializado en el área de cómputo. La captura de datos actualiza automáticamente
y de inmediato toda la información y cualquier error de digitación puede ser
corregido de inmediato o en el momento en que sea detectado.
Para orientar al usuario sobre la adecuada utilización de cada una de las opciones
disponibles, el programa cuenta con una función de ayuda que puede accesarse
desde cualquier posición en el sistema simplemente pulsando una tecla.
Este sistema ha sido diseñado de tal forma que puede operar eficientemente en una
red de varias computadoras compatible con Windows, por tanto al adquirir este
sistema el usuario podrá utilizarlo en las diferentes terminales que conformen
su red y controlar la información de una o todas las empresas que requiera.
Venta Mati-Co genera diversos reportes derivados de los movimientos de clientes y
proveedores como: contables, estadísticos y de análisis de ventas, compras y
cobranza.
Algunas de las opciones de reportes del almacén que ofrece el sistema son: catálogos,
de movimientos, existencias, de control, valoraciones, máximos y mínimos entre
otros.
Todos los reportes pueden exportarse a diferentes formatos si así lo requiere.
Para facilitar la realización y el control de inventario físico, el sistema
proporciona un auxiliar para el registro manual de conteo físico de los artículos,
el cual posteriormente puede capturarse a fin de generar un reporte de las
diferencias entre las existencias físicas y las calculadas por el sistema en
base a las notas de entrada y salida que han sido capturadas.
Todos los reportes pueden consultarse impresos o en pantalla y ofrecen diversas
opciones a fin de que el usuario pueda definir rangos de fechas, claves y
criterios de clasificación. Con ellos el usuario puede contar con información
perfectamente actualizada sobre el estado de esta área, importante para
cualquier empresa.
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